Agencia de Viajes

Tema 3 Funciones de las Agencias

FUNCIÓN ASESORA

Asesorar:

-          Informar al viajero sobre las características de los destinos, servicios, proveedores y viajes existentes.

-          Ayudarle en la selección de lo más adecuado en su caso concreto.

Exigencias para cumplir esta función asesora:

·         Contar con amplias fuentes de información; para ello cuentan con varios sistemas:

a)       Deben disponer de conexiones con sistemas computerizados de reservas (SCR) o sistemas globales de reservas (SGR, Ej. Amadeus).

b)       Deben disponer de conexiones vía Internet, tanto para estar en contacto con sus clientes, como para sus relaciones con los proveedores de servicios turísticos.

c)       Otra fuente de información consiste en la recopilación de mapas, manuales técnicos, guías y bibliotecas especializadas de folletos.

d)       Otra fuente de información es que la agencia cree su propio banco de datos, lo que le permite facilitar información exclusiva y personalizada. También puede permitirle guardar información sobre los clientes para poder llevar a cabo determinadas campañas de marketing.

·         Contar con una adecuada comunicación con el viajero, de manera que trate de captar de la mejor forma posible las necesidades y expectativas que el cliente ha puesto en el viaje; para ello la agencia debe contar con profesionales expertos en destinos y viajes con la adecuada preparación cultural y técnica y, a su vez, con profesionales con cualidades como el don de gentes y con capacidad para captar las necesidades de los clientes.

·         Contar con una ubicación adecuada y con el equipamiento apropiado que favorezca el contacto personalizado con el mercado.

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FUNCIÓN MEDIADORA

Consiste en gestionar e intermediar la reserva, distribución y venta de productos turísticos. Aunque no sea imprescindible es importante, ya que permite acercar el producto al cliente y multiplica los puntos de venta. Normalmente esta función mediadora es ejercida por las agencias minoristas, que materializan la reserva, el alquiler o venta de los siguientes grupos de servicios:

-          Pueden ofrecer al cliente servicios sueltos ofertados de forma aislada como puedan ser billetes de un determinado medio de transporte, alojamientos en establecimientos hoteleros, alojamientos en establecimientos extrahoteleros, entradas para espectáculos culturales o deportivos, alquiler de vehículos, alquiler de salones para banquetes o  congresos, pólizas de seguro de viajes, venta de guías turísticas, etc.

-          También pueden ofrecer viajes combinados, ofertados generalmente por mayoristas o touroperadores; en este caso la función mediadora se puede resumir en una mera función distribuidora.

-          También ofrecen servicios subsidiarios como el cambio de divisas, el cambio y venta de cheques de viajes, la modificación o cancelación de reservas y la tramitación de la documentación necesaria para el viaje como el pasaporte o el visado.

-          Otro grupo de servicios corresponde a la representación de proveedores, destinos u otras agencias de viajes, en este caso, la empresa no actúa como un mero distribuidor, sino que adquiere el producto y luego lo vende, por lo tanto está asumiendo el riesgo de la operación.

            La función mediadora es, en principio, la más vulnerable desde la incorporación de las nuevas tecnologías de la información, que permiten la venta directa al cliente por parte de los proveedores y los productos turísticos. De todas formas, las agencias de viajes también tienen sus ventajas: además de asesorar al cliente pueden abaratar los productos gracias al poder negociador que tienen al comprar a mayor escala, por lo tanto es muy importante a la hora de considerar la función elegir bien a los proveedores, que concederán licencias a la agencia y le exigirán fianzas para que actúe en su nombre.

Así es como funciona:

El proveedor del producto turístico se compromete a suministrar a la agencia la información necesaria sobre sus servicios y a aportar los documentos o billetes que formalizan la venta. La agencia se compromete a conocer y promover los servicios de sus proveedores vendiéndolos al precio fijado por los mismos. La agencia también se compromete a guardar o depositar el dinero recibido y liquidarlo con el proveedor. El proveedor tiene el compromiso de abonar la comisión acordada con la agencia por la venta.

Implícitamente en la función vendedora hay que resaltar la formalización del contrato.

 

FUNCIÓN PRODUCTORA

            Consiste en diseñar, organizar, comercializar y operar viajes y productos turísticos generados por la combinación de distintos servicios y que se ofertan a un precio global establecido, que es lo que se suele conocer por viajes combinados o paquetes (viajes estándar programados a la oferta) o también podemos encontrarnos con forfaits (viajes programados a la demanda, que están adaptados a cada cliente o customizados). Esta función está gestionada por touroperadores y agencias mayoristas. Para llevar a cabo esta función productora, se exigen varias cosas:

  • La investigación permanente de los mercados para conocer las tendencias y necesidades de los clientes, así como las ofertas de la competencia.
  • La creatividad o imaginación para diseñar nuevos productos que permitan a la agencia diferenciarse frente a la competencia.
  • La calidad del servicio, que en este caso se suele basar en la adecuada elección de los proveedores y en el trato dado a los clientes.
  • Una adecuada gestión de los costes.

Además, para potenciar su función productora, una agencia no puede limitarse a organizar viajes, debe ampliar constantemente sus actividades, para ello puede pasar a organizar congresos, ferias, cruceros, prácticas deportivas (Ej. Club Mediterráneo, Catai Tours, Nuevas Fronteras).

            Para crear los productos, las agencias deben aprovechar las economías de escala y negociar los precios netos con los proveedores, si la agencia no organiza el viaje, sólo lo vende, obtendrá un porcentaje de beneficio y el precio de venta al público se obtendrá sumando el precio negociado con el proveedor más el porcentaje de las agencias.

            La función productora culmina con la comercialización y venta del producto turístico, para ello habrá que realizar las acciones oportunas para dar a conocer los productos al consumidor final; lo que podríamos denominar función comercializadora, que consiste en las labores de marketing necesarias, las cuales requerirán elevados costes.

 

 Función Técnica:   A través de esta función las AV proyectan, confeccionan, y ponen en marcha los productos turísticos. Esta función deriva 4 actividades:

1- Planificación del programa que se pretende poner en marcha ( la gente está motiva de ira un sitio, pues hay que investigare se sitio donde quieren ir, recurso, transporte, etc)

2- Diseño del viaje (al saber donde vamos realizamos las contrataciones)

3- Distribución ( se organizan las plazas, según las que vengan son las que vendo, no vender más de las que vienen ni viceversa)

4- Control de las operaciones llevar un control según vaya saliendo el viaje para ver si va bien o no.

 

Función Financiera: mejorar la administración  de los recursos económicos de la empresa, para esto es necesario:

-          Conocer y analizar la  estructura económica-financiera de la empresa.

-          Realizar  los presupuestos

-          Establecer un método adecuado de ingreso y gastos y de cobros y pagos.   (Gasté 30000 en teléfono pero hasta 1ª de mes el banco no se lo cobra, no lo he pagado.)  

 

Función Contable: registra todos los hechos contables que se hacen las AAVV, es útil y obligatoria, le interesa a los proveedores, la opinión pública, posibles nuevos inversores, a  los empleados.

 

Función Social  ( factor humano muy importante):  Los empleados deben ser considerados con especial atención en las empresas de sector turístico, la calidad personal y profesional de los trabajadores debe ser buena. Esta función examina sus actividades hacia:

1- Una implantación de sistema aprendizaje y actualización que estimule al trabajador y se le integre en un plan  de formación.

2- Conseguir una estructura satisfactoria del trabajo ( valorar el trabajo)

3-  Conseguir el bienestar del personal ( vacaciones, festivos)

4 - Aplicación rigurosa de carácter laboral entre los representantes de la empresa y los trabajadores.

 

Función Comercial:   se pretende conectar la empresa con el exterior, contactando por un lado con los proveedores y por otro con los consumidores. Mejorar las condiciones de ventas y compra de la empresa.

 

Función Administrativa:  abarca la planificación, organización mando y control d todas las actividades que se realizan en las AV. En las grandes empresas existen departamentos que llevan a cabo estas funciones, sin embargo en las AV pequeñas las funciones administrativas las ejecuta el director.

 

 

Fuente: Jose A Avilez M

Comentarios

Función de las Agencias de Viajes. Comentario # 3 Es importante destacar que las agencias de viajes necesitan una serie de fuentes de información, sistema, base de datos, Internet etc. Para que de esa manera puedan cumplir con sus funciones de Asesorar, servir como mediadora, productora, técnica, contable, social, comercial, administrativa, ya que las agencias de viajes son las que ayudan al turista con lo que requieran en sus viajes. Las agencias deben de realizar los paquetes, reservar vuelos, hospedaje, itinerarios, actividades, renta de autos etc. Todo esto se encarga de realizar la AV si el viajero se lo solicita. Las agencias desempeñan funciones según a lo que se dedique cada una de ellas ya que existe una variedad de tipos.

Funciones Venta de toda clase de servicios sueltos, como simples intermediarios entre los prestadores y los usuarios de los mismos, que los hace asumir la condición de comisionistas. La elaboración, organización y realización de proyectos; planes e itinerarios encaminados a la prestación de cualquier género de servicios combinados, ejecutando una tarea típicamente profesional que las caracteriza específicamente. Actividades La reserva de palazas de viajeros en toda clase de medios de transporte, así como la mediación en la venta de los títulos para su utilización y el depósito, expedición y transferencia de equipajes relacionados con dichos títulos de transporte. Las reservas de habitaciones y servicios en establecimientos hoteleros y similares La organización y realización de vistas a lugares turísticos, así como de viajes y excursiones de carácter individual o colectivo. Funciones de las agencias de viajes Funciones asesora: Informar al viajero sobre las características de los destinos, servicios, proveedores y viajes existentes. Ayudarle en la selección de lo más adecuado en su caso concreto. Exigencias para cumplir esta función asesora: Contar con amplias fuentes de información: Función mediadora: Consiste en gestionar e intermediar la reserva, distribución y venta de productos turísticos. Normalmente esta función mediadora es ejercida por las agencias minoristas, que materializan la reserva, el alquiler o venta de los siguientes grupos de servicios: La función mediadora permite la venta directa al cliente por parte de los proveedores y los productos turísticos; además las agencias también tienen sus ventajas no solamente de asesorar al cliente si no que pueden abaratar los productos gracias al poder negociador que tienen al comprar a mayor escala. Función productora: Consiste en diseñar, organizar, comercializar y operar viajes y productos turísticos generados por la combinación de distintos servicios y que se ofertan a un precio global establecido, que es lo que se suele conocer por viajes combinados o paquetes; esta función está gestionada por tour operadores y agencias mayoristas. Para crear los productos, las agencias deben aprovechar las economías de escala y negociar los precios netos con los proveedores. La función productora culmina con la comercialización y venta del producto turístico, para ello habrá que realizar las acciones oportunas para dar a conocer los productos al consumidor final. Función técnica: A través de esta función las agencias proyectan, confeccionan, y ponen en marcha los productos turísticos. Función financiera: Mejorar la administración de los recursos económicos de la empresa Función Contable: Registra todos los hechos contables, es útil y obligatoria, le interesa a los proveedores, la opinión pública, posibles nuevos inversores, a los empleados. Función Social: Los empleados deben ser considerados con especial atención en las empresas de sector turístico, la calidad personal y profesional de los trabajadores debe ser buena. Esta función examina sus actividades hacia: Función Comercial: Se pretende conectar la empresa con el exterior, contactando por un lado con los proveedores y por otro con los consumidores. Mejorar las condiciones de ventas y compra de la empresa. Función Administrativa: Abarca la planificación, organización mando y control d todas las actividades que se realizan en las agencias de viajes. En las grandes empresas existen departamentos que llevan a cabo estas funciones, sin embargo en las agencias pequeñas las funciones administrativas las ejecuta el director

Tema # 3 : FUNCIONES DE LAS AGENCIAS Una agencia de viajes debe realizar muchas funciones para ofrecer lo mejor posible al cliente, y mantener los negocios con los proveedores, ya que las agencias deben; desde informar al cliente sobre un destino hasta organizarle todo un viaje y su regreso a casa satisfecho. Por lo cual es necesario que cumplan las AV con requisitos establecidos para lograr sus objetivos y cumplir con la legislación. Cabe destacar que de acuerdo a la clasificación a la cual pertenezca una agencia, así serán las funciones que desempeñe. Sin embargo en general deben de contar con personal idóneo para atender a los clientes, ya que estos precisan información fiable, y necesitan que les ayuden con la organización de un viaje según sus necesidades, de ahí surgen las responsabilidades de las agencias en informar, ser mediadoras, llevar control de las actividades escogidas por el cliente, programar itinerarios, hospedaje, tours, transporte y más, siempre cuidando el entorno que le rodea, ya sean clientes, personal de trabajo y proveedores de servicios turísticos.

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